Wie Sie die Mitarbeiter in Ihrem technischen Außendienst mit einer Field Service App effektiver einsetzen

Von der Auftragsdisposition, über die Bearbeitung eines Auftrages, bis hin zur Dokumentation der Tätigkeiten bieten Field Service Apps Ihrem technischen Außendienst genau das richtige Werkzeug für eine effiziente Erledigung der täglichen Arbeit.

Mobiles Arbeiten im Außendienst sollte im digitalen Zeitalter Standard sein. Ist es aber nicht. Insbesondere im technischen Außendienst kommt noch häufig das klassische Durchschlagpapier zum Einsatz. Aussagen über die Effizienz der Servicetechniker in Echtzeit sind nicht möglich, da die Serviceberichte teils fehlerhaft, stark verzögert oder gar nicht an den Innendienst gesendet werden. Und das, wo der Mitarbeiter im Außendienst einen der wichtigsten Touchpoints zum Kunden darstellt. Smartphone und Tablet, ausgestattet mit Field Service Apps für den technischen Außendienst, schaffen Abhilfe und sollten in keinem modernen Serviceaußendienst mehr fehlen. Von der Disposition, über die Bearbeitung eines Auftrages, bis hin zur Dokumentation der Tätigkeiten bieten Field Service Apps Ihren Servicetechnikern genau das richtige Werkzeug für eine effiziente Erledigung ihrer täglichen Arbeit. Schauen wir uns die Möglichkeiten und Vorteile im Detail an …

Präzise und flexible Disposition von Aufträgen

Field Service Apps lösen Ihre führenden IT-Systeme, wie ERP, CRM oder WWS nicht ab. Sie lassen sich vielmehr in die bestehende IT-Landschaft integrieren und werten die einzelnen Systeme in ihrem Nutzen für den technischen Außendienst auf. Serviceaufträge, wie Wartungen oder Störungen, werden weiterhin durch den Innendienst in der führenden Servicelösung angelegt. Ob hier nun ein Microsoft Dynamics NAV, SAP, Oracle oder eine Eigenentwicklung zum Einsatz kommt, ist irrelevant. Die eingestellten Aufträge werden per Schnittstelle an das Backend-System der mobilen Servicetechnikerlösung übergeben und stehen hier zur Disposition bereit. Dank der Echtzeiterfassung hat der Disponent jederzeit einen Überblick über die Verfügbarkeit der Servicetechniker sowie deren offenen und überfälligen Aufträge. Auch ist auf einen Blick zu erkennen, wo sich die einzelnen Mitarbeiter befinden und wer sich für den gemeldeten Auftrag am besten eignet, sodass insbesondere Störfälle schnell einen Abnehmer finden. Die Techniker haben selbstverständlich ebenso die Möglichkeit sich selbst zu disponieren, sollten sich plötzlich Lücken in der Tagesplanung auftun.

Sofortige und zuverlässige Übertragung von Aufträgen

Dank der Field Service App entgehen dem technischen Außendienst garantiert keine Aufträge oder wichtigen Informationen mehr. Ist ein Auftrag disponiert, wird er über einen sogenannten Push-Service sofort und zuverlässig an die mobilen Geräte (Smartphone oder Tablet) der Techniker übermittelt. Der Auftrag geht dabei als Popup-Nachricht ein und steht dem Mitarbeiter in der Field Service App zwecks Bearbeitung zur Verfügung. Der Disponent kann begleitend anhand verschiedener Status erkennen, ob der Techniker den Auftrag empfangen und/oder gelesen hat. Wurde ein Auftrag nach einer definierten Zeit nicht übermittelt, wird ein Alarm im System ausgelöst und der Disponent hat die Möglichkeit bei wichtigen Störfällen einzugreifen. Auch kurzfristige Auftragsänderungen werden dem Servicetechniker auf demselben Weg unübersehbar zugänglich gemacht.

Aktuelle Informationen zu Aufträgen, Anlagen, Kunden uvm.

In der Field Service App stehen dem technischen Außendienst schließlich alle Informationen für seine tägliche Arbeit zur Verfügung. Die geplanten Aufträge, aber auch überfällige oder ungeplante Aufträge, werden dem Servicetechniker in einem Kalender übersichtlich dargestellt. Zur Routenplanung, beispielsweise bei nicht vorgegebenen Zeiten, steht ihm eine Karte mit Umkreissuche zur Verfügung. Auch hat der Servicetechniker Zugriff auf alle wichtigen Informationen rund um seine Kunden, deren Maschinen oder Anlagen sowie beispielsweise den Lagerbestand seines Servicewagens. Papier kommt dabei an keiner Stelle zum Einsatz und die morgendliche Fahrt ins Büro wird eingespart. Es kann ohne Terminchaos oder weitere Abstimmungsgespräche direkt an die Abarbeitung der Aufträge gehen. Auch fehlender Funkempfang, eine Gegebenheit, mit der sich Servicetechniker in Ihren Einsatzgebieten häufig konfrontiert sehen, stellt kein Hindernis dar. Wurden Aufträge und Informationen einmal übermittelt, stehen alle Daten lokal auf dem mobilen Gerät und damit in der Field Service App zur Verfügung. Der Mitarbeiter kann seine Arbeit ohne Unterbrechung fortführen.

Digitale und lückenlose Bearbeitung von Aufträgen

Die Bearbeitung der Aufträge vor Ort erfolgt mit der Field Service App durchgängig voll elektronisch und ohne Medienbrüche. Unter Berücksichtigung der zur Verfügung stehenden Informationen werden die Maschinen und Anlagen durch den Techniker serviciert und gewartet. Dabei können Anleitungen, Explosionszeichnungen oder Handbücher digital eingesehen werden, um eine effiziente Bearbeitung zu gewährleisten. Tritt ein unvorhergesehenes Problem auf, lässt sich in den historischen Daten nach möglichen Ursachen für dieses suchen. Auch kann auf das Wissen von Kollegen zurückgegriffen werden. Einen besonderen Mehrwert bei der Abarbeitung der Aufträge bietet die Erstellung und fehlerfreie Zuordnung von dynamischen Checklisten. In Abhängigkeit der zu servicierenden Anlagen können unterschiedliche Logiken erstellt und zur Prüfung sowie Dokumentation verwendet werden. Eine korrekte und lückenlose Servicierung ist so sichergestellt. Zusätzlich erfasst der Servicetechniker mit wenigen Klicks direkt vor Ort das verbrauchte Material und seine erbrachten Leistungen zwecks korrekter Abrechnung gegenüber dem Kunden. Auch lassen sich Ersatzteilbestellungen aufnehmen, die eine automatische Bestellung im ERP- oder WWS-System auslösen. Eine schnelle Verfügbarkeit der benötigten Teile wird dadurch gewährleisten. Mit der Kamera des Smartphones oder Tablets hat der Servicetechniker die Möglichkeit, bestimmte Situationen vor Ort bildlich festzuhalten, um beispielsweise Schadensfälle zu dokumentieren. Ebenso ist eine Skizzenerfassung bei Bedarf möglich. Die gesamte Bearbeitung der Aufträge erfolgt durch die einfache Handhabung der Field Service App dabei vollkommen intuitiv. Nach Abschluss der Arbeiten des Servicetechnikers, lässt dieser sich den Arbeitsauftrag vom Kunden digital unterschreiben. Als Ergebnis wird ein Servicebericht im PDF-Format erzeugt, der sämtliche Materialien, Leistungen, Checklisten, Prüfberichte, Fotos, Skizzen und natürlich die Unterschrift des Kunden enthält.

Automatische Weiterverarbeitung von Auftragsinformationen

Händische Übertragungen von Materialien, Leistungen, Dokumentationen etc. und damit verbundene Übertragungsfehler oder Verzögerungen gehören dank der Field Service App der Vergangenheit an. Sämtliche Erfassungen und Dokumentationen werden direkt an die differenzierten IT-Systeme übermittelt und stehen dem Innendienst unmittelbar zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung. Besteht kein Funkempfang werden die Informationen bis zur nächsten Funkversorgung vorgehalten und schließlich automatisch synchronisiert. Beispielsweise werden erfasste Arbeitszeiten zwecks Lohnabrechnung an das HR-System gesendet, erbrachte Leistungen und verbaute Materialien zur Faktura der Serviceaufträge an die Debitorenbuchhaltung, verbrauchtes Material aus dem Servicewagen wird in den Lagerbeständen aktualisiert, Bestellungen von Ersatzteilen werden automatisch in den ERP- und WWS-Systemen ausgelöst, Prüfberichte von Anlagen gehen an die Produktion oder Entwicklung und Serviceberichte werden dem Kunden sowie Teamleiter zur Verfügung gestellt.

Auf Field Service Apps für den technischen Außendienst ist die GML seit 2001 spezialisiert. Durch die Einführung unserer mobilen Lösung 2Bmobil*Service konnten die Leistungserfassung, der Kundenservice und das Zeitmanagement unserer Kunden wesentlich optimiert werden. Der Wegfall der papierbasierten Prozesse spart enorm viel Zeit und verhindert lästige Abstimmungs- und Schreibarbeiten. Möchten auch Sie Ihren technischen Außendienst mit Hilfe einer Field Service App effektiver einsetzen? Gerne stehen wir Ihnen beratend zur Seite. Schreiben Sie uns einfach eine Mail an vertrieb@gml.de oder kontaktieren Sie uns über unser Kontaktformular.

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