Unternehmen mit einem Außendienst stehen durch die Personaleinsatzplanung, dem sogenannten Workforce Management vor täglich neuen Herausforderungen. Die Transparenz des Bedarfs ist hierbei die Basis, um eine optimierte Disposition der verfügbaren Ressourcen umzusetzen.

Unter dem Workforce Management versteht man die optimale Zuordnung der Außendienstmitarbeiter*innen, damit sie zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort sind. Außerdem gilt es, spontane Verplanungen von freien oder freigewordenen Kapazitäten, sowie die Umstrukturierungen von Abläufen zu berücksichtigen.

Workforce Management bezieht Mitarbeiter, Fahrzeuge und Maschinen ein

Um den Außendienst erfolgreich zu steuern, müssen Disponenten die Mitarbeiter*innen im Feld mit dem richtigen Equipment zur richtigen Zeit am passenden Ort verplanen. Eine zielführende Koordination, vermeidet Stillstände und hält die Anfahrtswege möglichst kurz. Darüber hinaus gibt es weitere Faktoren für eine bestmögliche Personaleinsatzplanung. Nicht jeder Außendienstmitarbeiter hat die gleichen Kompetenzen. Verschiedene Ausbildungen und Skills der Mitarbeiter*innen bieten dem Unternehmen eine weite Range an Möglichkeiten. Diese gilt es, dem Termin passend zu verplanen. Auch der Fuhrpark des Unternehmens sollte bei der Organisation der Belegschaft eine Rolle spielen. Das passende Fahrzeug mit dem richtigen Werkzeug und ggf. Maschinen sollte für die anstehenden Termin verfügbar sein.

Herausforderungen der täglichen Disposition

Die Personaleinsatzplanung ist in vielen Unternehmen seit jeher eine Herausforderung. Vor Allem der Außendienst ist durch die vielfältigen Einflussfaktoren schwer planbar. Kurzfristige Terminabsagen, Staus auf den Straßen oder eine erschwerte Anfahrt durch Baustellen, die den Außendienstler zu einem Umweg zwingen, sind einige der täglichen Schwierigkeiten. Um auf diese Herausforderungen angemessen reagieren zu können, ist es wichtig, dass das eingesetzte System alle Eventualitäten in Echtzeit neu berechnen kann. Die passende Tourenplanung kann auf unvorhergesehene Änderungen reagieren und diese schnell übernehmen. So ist zu jeder Zeit ein effizienter Einsatz aller Ressourcen gewährleistet.

Der Einsatz einer modernen Softwarelösung schafft Abhilfe

Eine moderne Softwarelösung kann Ihre Einsatzplanung erheblich vereinfachen. Ihren Mitarbeiter*innen ist es dadurch möglich unterwegs Änderungen zu kommunizieren, wie beispielweise Terminabsagen zu hinterlegen. Auch wenn die Tour, durch unvorhergesehene Termine geändert werden muss, passt die Software den Terminkalender in Echtzeit an. Darüber hinaus ist es dem Innendienst möglich, jederzeit neue Termine einzuspeisen oder Änderungen zu übermitteln. Die Kommunikation in Echtzeit bringt allen Mitarbeitern eine erhebliche Zeitersparnis. So ist es dem Außendienst möglich sich auf seine Kernaufgaben zu konzentrieren.

Unsere Mobile Business Apps 2Bmobil*Sales für den Vertrieb und 2Bmobil*Service für den technischen Kundendienst bilden sämtliche Außendienstprozesse, inklusive der Tourenplanung mobil und digital in einer zentralen Oberfläche ab. Zusätzlich kooperieren wir mit FLS im Bereich der automatisierten, sowie optimierten Tourenplanung von Außendiensteinheiten in Echtzeit. Die Echtzeitlösung FLS VISITOUR ermöglicht durchgängig digitale Prozesse, wie die Tourenoptimierung.

Sollte es in Ihrem Unternehmen Beratungs- oder Informationsbedarf zu dieser Thematik geben, stehen wir Ihnen gerne als kompetenter Partner zur Verfügung. Schreiben Sie uns einfach eine Mail an vertrieb@gml.de oder kontaktieren Sie uns über unser Kontaktformular.

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