Nutzen Sie das Know-how von Fachexperten
Die Kosten für Digitalisierungsmaßnahmen schrecken Unternehmen oft ab. Deshalb wollen sie möglichst viel selbst hinbekommen. Wer eine interne IT-Abteilung mit Digitalisierungsexperten hat, kann entsprechend viel Vorarbeit leisten. In der Regel haben die Unternehmen aber noch wenig Erfahrung mit der Digitalisierung von Prozessen. Der Versuch die Transformation im Haus umzusetzen endet nicht selten in Frustration bei allen Beteiligten. Die Digitalisierung von Dokumenten ist oft der erste Schritt, um das Unternehmen nach und nach ins digitale Zeitalter mitzunehmen. Es sollte also schon hier ein professioneller Umgang gewählt werden. Es gibt Dienstleister, die Sie Schritt für Schritt bei Ihrem Vorhaben unterstützen können. Die Fachexperten begleiten Sie von der Konzeption, über die Entwicklung bis hin zur Implementierung der digitalen Abläufe.
Ihr Mitarbeiter muss den Mehrwert erkennen
Um eine neue Software erfolgreich einzuführen müssen die Mitarbeiter den Nutzen erkennen, denn die Digitalisierung soll einen erkennbaren Mehrwert bringen. Die erwünschten Verbesserungen werden also erst dann eintreten, wenn Sie die Endanwender mit einbeziehen. Es gibt Unternehmen, die angeben, ihre Mitarbeiter seien nicht bereit mit neuen Systemen zu arbeiten. Unserer Erfahrung nach liegt dies in Ihren Händen. Wer seine Mitarbeiter nicht in die Digitalisierungsstrategie mit einbindet, verschwendet häufig Geld für Technologien, weil diese nicht verstanden werden. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter die neuen Technologien bedienen können und die veränderten Arbeitsweisen verstehen. Gerade in der Anfangsphase sind gewisse Einarbeitungszeiten zu berücksichtigen. Nach und nach wird das volle Potenzial der digitalen Transformation erkannt und genutzt.Dokumentenmanagement-Systeme oder Enterprise Content Management Systeme
Dokumente, wie Rechnungen, Angebote, klassische Schriftstücke oder alle Art von Mediendateien können in Dokumentenmanagement-Systemen, kurz DMS-Systeme, digitalisiert werden. Diese haben sich in der Vergangenheit auf die reine Verwaltung und Archivierung von Dokumenten spezialisiert. Mittlerweile geht es den meisten Unternehmen aber um die ganzheitliche Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsaufgaben. In diesen Zusammenhang haben sich die sogenannten Enterprise Content Management Systeme, kurz ECM-Systeme, durchgesetzt. ECM-Lösungen unterstützen das digitale Dokumentenmanagement mit all seinen Facetten und erweitern es um Speicherung, Sicherung, Bereitstellung und Verteilung der digitalen Informationen.Mobile Business Apps für das digitale Dokumentenmanagement des Außendienstes
Neben den zahlreichen Dokumenten des Innendienstes, bringt das digitale Dokumentenmanagement auch dem Außendienst einen großen Nutzen. Der tägliche Einsatz der Mitarbeiter hat häufig eine große Flut an Dokumenten zur Folge. Im Vertrieb sind dies beispielsweise Besuchsberichte, Angebote, Auftragsbestätigungen oder Fotos zu Wettbewerbsbeobachtungen. Im Service hingegen sind es Serviceberichte und Checklisten sowie Daten aus elektronischen Prüfungen. Auch Produktblätter und Reisekostenabrechnungen gehören zu gängigen Dokumenten, die noch zu oft in Papierform mit sich getragen werden. Um die Erfassung oder Einsicht von Dokumenten sinnvoll und zeitgemäß vorzunehmen, ist der Einsatz von mobilen Apps eine beliebte Lösung. Digitale Dokumente aus den DMS-Systemen können hier abgebildet werden. Ebenso sorgen Mobile Business Apps für eine durchgängig elektronische Datenerfassung und automatisierte Übertragung an das ECM-System zur Verwaltung und Archivierung.
Als langjährige Experten für mobile Lösungen für den Außendienst gehen für uns Digitalisierung und Prozessoptimierung Hand in Hand. Durch den Einsatz unserer Softwarelösungen werden Ihre Prozesse und Arbeitsabläufe erheblich an Effizienz sowie Effektivität zulegen. Der Wegfall papierbasierter Prozesse spart enorm viel Zeit und verhindert lästige Abstimmungs- und Schreibarbeiten. Ein digitaler Mehrwert, der für Transparenz in Ihrem Innendienst sowie Akzeptanz in Ihrem Außendienst sorgt. Sollten Sie einen Fachexperten suchen, beraten wir Sie gerne. Schreiben Sie uns einfach eine Mail an vertrieb@gml.de oder kontaktieren Sie uns über unser Kontaktformular.
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