Weg vom Papier, hin zur Digitalisierung von Dokumenten

Laut einer Umfrage im März und April 2021, die Bitkom Research im Auftrag des Digitalverbands Bitkom durchgeführt hat, verschwinden die letzten Zweifel an Digitalisierungsmaßnahmen. Befragt wurden mehr als 500 Unternehmen ab 20 Mitarbeitern in Deutschland.

Knapp die Hälfte der Unternehmen arbeitet papierlos

Ein Teil der Befragung zielte auf das papierlose Arbeiten in Unternehmen ab. Derzeit nutzen 48 Prozent der Unternehmen digitale Anwendungen für die Digitalisierung von Dokumenten. Zukünftig wird die Nutzung steigen, denn 34 Prozent planen die elektronische Archivierung und ein digitales Dokumentenmanagement, sowie weitere 33 Prozent die Digitalisierung von Dokumenten. Den größten Aufschwung verzeichnen digitale Rechnungen. Mittlerweile erstellen 32 Prozent der Unternehmen ausschließlich digitale Rechnungen. Knapp die Hälfte (47 Prozent) nutzt sowohl den digitalen, sowie den papierbasierten Rechnungsweg. Lediglich 19 Prozent arbeiten noch komplett papierbasiert.

Dokumente mit dem richtigen System ganzheitlich digitalisieren

Rechnungen sind nur eines der vielen Dokumente, die digitalisiert werden können. Klassische Schriftstücke sind Angebote und sonstige Korrespondenz, als auch alle Art von Mediendateien. Dokumentenmanagement-Systeme, kurz DMS-Systeme, haben sich in der Vergangenheit auf die reine Verwaltung und Archivierung von Dokumenten spezialisiert. Heute liegt der Fokus verstärkt auf der ganzheitlichen Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsaufgaben. In diesen Zusammenhang haben sich die sogenannten Enterprise Content Management Systeme, kurz ECM-Systeme, durchgesetzt. ECM-Lösungen unterstützen das digitale Dokumentenmanagement mit all seinen Facetten und schaffen so eine Grundlage für das digitale Büro.

Mobile Business Apps für das Dokumentenmanagement des Außendienstes

Allein der Innendienst arbeitet mit zahlreichen Dokumenten, die es zu digitalisieren gilt. Aber insbesondere auch der Außendienst einen großen Nutzen aus den Möglichkeiten ziehen. So profitieren Unternehmen mit eigenem Außendienst merklich von einem digitalen Dokumentenmanagement. Der tägliche Arbeitseinsatz der Mitarbeiter hat häufig eine große Flut an Dokumenten zur Folge. Im Vertrieb sind dies beispielsweise Besuchsberichte, Angebote und Auftragsbestätigungen, Daten aus Flächenerfassungen oder Fotos zu Wettbewerbsbeobachtungen. Im Service hingegen sind es Explosionszeichnungen, Serviceberichte und Checklisten sowie Daten aus elektronischen Prüfungen. Auch Produktblätter und Reisekostenabrechnungen gehören zu den Gängigsten. Diese Dokumente werden noch zu oft in Papierform mit sich getragen und gesammelte Ergebnisse schließlich händisch in die differenzierten IT-Systeme übernommen. Um die Erfassung sinnvoll und zeitgemäß vorzunehmen, ist der Einsatz von mobilen Apps eine gängige Lösung. Die digitalen Dokumente aus den DMS-Systemen können hier abgebildet werden. Ebenso sorgen Mobile Business Apps für eine durchgängig elektronische Datenerfassung und automatisierte Übertragung an das ECM-System zur Verwaltung und Archivierung. Sämtliche Daten stehen folglich abteilungs- und systemübergreifend in einem zentralen System zur Verfügung und können aus den differenzierten Systemen des gesamten Unternehmens heraus betrachtet und abgerufen werden.

Zusätzliche Funktionen bieten einen erheblichen Mehrwert

Mobile Business Apps sind das ideale Werkzeug für einen papierlosen und effizienten Außendienst. Sie ermöglichen einen einfachen und strukturierten Zugriff, sowie die digitale Bearbeitung von Dokumenten. Darüber hinaus können Daten der führenden Systeme, wie beispielsweise Kundenstammdaten, Verkaufshistorien, Besuchsberichte oder Key Performance Indicators (KPIs) eingesehen und bearbeitet werden. Auch die Aufnahme von Daten oder die digitale Unterschrift können direkt über eine gute Mobile Business App erfolgen.

Die Umstellung auf ein papierloses Büro steht auch in Ihrem Unternehmen auf der Agenda? Als langjährige Experten für Mobile Business Apps in Vertrieb und Service beraten wir Sie gerne zu den möglichen Digitalisierungsmaßnahmen in Ihrem Außendienst. Schreiben Sie uns einfach eine Mail an vertrieb@gml.de oder kontaktieren Sie uns über unser Kontaktformular.