Der Europäische Gerichtshof läutet eine Arbeitszeitwende ein: Objektive, verlässliche und zugängliche Systeme zur täglichen Arbeitszeiterfassung werden für EU-Staaten verpflichtend. Eine flexible und automatisierte Zeiterfassung ist im Außendienst durch Mobile Business Apps inklusive Zeiterfassungsmodul möglich.

Der Europäische Gerichtshof hat am Dienstag, 14. Mai 2019 entschieden, dass sämtliche EU-Staaten die Arbeitgeber verpflichten müssen, ein „objektives, verlässliches und zugängliches System“ zur Erfassung der geleisteten täglichen Arbeitszeit einzurichten (das vollständige Urteil). Jedoch wird dies wohl nicht die Stechuhr für alle bedeuten, denn auch flexible Arbeitnehmer müssen ihre Zeit ohne Umstände erfassen können. Insbesondere für einen klassischen Außendienstmitarbeiter im Vertrieb oder Service wäre der Weg zur Stechuhr kaum praktikabel, ist dieser doch im Feld unterwegs. Zeitgemäße Instrumente wie Apps schaffen dabei Abhilfe.

Im Zeitalter der Digitalisierung ist es ein Leichtes eine App für die flexible Arbeitszeiterfassung zu finden. Der moderne und optimierte Außendienst ist heute in der Regel sowieso bereits mit Smartphone und Tablet statt mit Stift und Papier ausgestattet. Unternehmen, die ihren Außendienstmitarbeiter auch über die Zeiterfassung hinaus in ihrer täglichen Arbeit unterstützen möchten, wählen am besten eine speziell konzipierte Mobile Business App. Diese ermöglicht beispielsweise den Einsatz als Navigationssystem, Informationsplattform, Dokumentationsassistent sowie natürlich als vollumfängliches Zeiterfassungstool.

Mobile Zeiterfassung

Bereits seit 2001 sind wir, die GML Gesellschaft für mobile Lösungen mbH, einer der führenden Experten im Enterprise Mobility Umfeld. Dabei ist die mobile Zeiterfassung seit Beginn unserer Arbeit ein wesentlicher Bestandteil unserer eigens entwickelten Mobile Business Apps. Eine mobile Zeiterfassung ist nicht nur flexibel, sie erleichtert durch ihre einfache Handhabung und die diversen Workflow-Möglichkeiten, auch den Arbeitsalltag von Außendienst und Innendienst. Mit nur einem Klick erfassen Ihre Außendienstmitarbeiter im Vertrieb oder Service den Beginn und das Ende von Arbeitszeiten, Fahrtzeiten, Sonderzeiten, wie Krankheit und Urlaub, Pausenzeiten oder Arztbesuchen. Neben der Zeit können auch direkt vor Ort die dazugehörigen Belege, wie Tankquittungen, Parktickets oder Bewirtungsbelege einfach erfasst, eingescannt und zur weiteren Bearbeitung an die entsprechenden HR-Systeme im Innendienst gesendet werden. Dabei lassen sich Freigabeprozesse und Reports integrieren, sodass Ihr Unternehmen nicht nur von der mobilen Zeiterfassung, sondern von einem ganzheitlichen Spesen- und Reisekostenprozess profitiert.

Mobile & automatisierte Zeiterfassung

Um die digitalen Prozesse im Außendienst noch effizienter zu gestalten und zugleich den gesetzlichen Anforderungen stets gerecht zu werden, entwickeln wir unsere mobilen Lösungen permanent weiter. Im Rahmen eines Kundenprojektes wird aktuell das Zeiterfassungsmodul unserer Mobile Business App im Hinblick auf eine Automatisierung der Erfassung ausgebaut und optimiert. Insbesondere vor dem Hintergrund des neuen EuGH-Urteils zur Arbeitszeiterfassung bringt die Weiterentwicklung enorme Vorteile mit sich. Über die simple Betätigung eines Buttons in der Mobile Business App lässt sich die Arbeitszeit starten, unterbrechen und schließlich beenden. Arbeitszeitunterbrechungen werden dabei automatisiert als Pausenzeiten gewertet, können bei Bedarf jedoch in Form von Sonderzeiten konkretisiert werden. Krankheits- und Urlaubstage zieht sich die App über eine Schnittstelle direkt aus den entsprechenden HR-Systemen, sodass diese nicht extra zu erfassen sind. Unternehmen die zusätzlich noch die einzelnen Tätigkeiten dokumentiert wissen möchten, um beispielsweise korrekt gegenüber den Kunden abzurechnen oder KPIs zu überprüfen, können dies ohne zusätzlichen Aufwand erfassen lassen. Dabei greift eine automatisierte Zuordnung der Arbeitszeit zu bestimmten Tätigkeiten, die unsere Mobile Business App durch die entsprechende Nutzung systematisch vornimmt. Die automatisierte Zeiterfassung unserer mobilen Lösungen 2Bmobil*Sales für den Vertrieb und 2Bmobil*Service für den technischen Kundendienst enthält auf Wunsch außerdem eine Erinnerungsfunktion. Der Mitarbeiter im Außendienst wird nach einer festgelegten Frist informiert, wenn er vergessen hat den Button zur Zeiterfassung am Morgen zu betätigen. Manuelle Korrekturen der Arbeitszeit sind in diesen und anderen definierten Fällen möglich. Das Modul der automatisierten Zeiterfassung beinhaltet bei Bedarf auch ein implementiertes Freigabesystem. Die erfasste Arbeitszeit eines Mitarbeiters im Außendienst wird schließlich in einem bestimmten Turnus zur Freigabe an den Vorgesetzten oder die HR-Abteilung weitergeleitet, wobei bestimmte Kontrollmechanismen greifen. Diese Funktion ermöglicht es Unternehmen, die regelmäßige und durchschnittliche Arbeitszeit im Blick zu behalten, und gegebenenfalls einzugreifen. In diesem Zusammenhang sind Bemerkungen und Korrekturwünsche möglich, die zurück an den Mitarbeiter im Außendienst gehen, der wiederum aktiv werden muss. Letztlich bietet unsere Mobile Business App 2Bmobil sowohl im Vertrieb als auch im Service unterschiedliche Reporting Möglichkeiten, die umfangreiche Auswertungen der erfassten Zeiten ermöglichen.

Auch Sie sind auf der Suche nach einer passenden mobilen App für die automatisierte Zeiterfassung im Außendienst? Dann lassen Sie sich gerne unverbindlich von unserem Geschäftsführer Herrn Markus Brümmer beraten. Schreiben Sie uns einfach eine Mail an vertrieb@gml.de oder kontaktieren Sie uns über unser Kontaktformular.

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