Das papierlose Büro ist in jedem dritten Unternehmen angekommen

Das papierlose Büro gewinnt in deutschen Unternehmen zusehends an Bedeutung. In den letzten Monaten wurde vermehrt in Hardware und Software investiert, um die Digitalisierung von Arbeitsprozessen voranzutreiben.

Der aktuelle Bitkom Digital Office Index 2020 zeigt den Status quo des digitalen Büros in deutschen Unternehmen auf. Befragt wurden mehr als 1.100 Unternehmen mit mehr als 20 Mitarbeitern aus allen Branchen.

Digitaler Ruck durch Corona-Pandemie

Eines der Kernergebnisse ist, dass Papier in deutschen Büros immer mehr an Bedeutung verliert. Zwei Drittel der Großunternehmen haben ihre Papierakten bereits weitestgehend digitalisiert und jedes zehnte Unternehmen arbeitet schon komplett papierlos. Die Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen ist erkennbar auf dem Vormarsch. 86 Prozent der befragten Unternehmen geben an, dass sie die herkömmliche Briefpost durch digitale Kommunikation ersetzen wollen. 61 Prozent setzen auf Onlinemeetings und 80 Prozent sagen, dass E-Rechnungen immer relevanter für sie werden. Den größten Anstieg unter den eingesetzten digitalen Technologien verzeichnen jedoch Smartphones. Deren Nutzung ist im Vergleich zu 2018 um 30 Prozentpunkte auf nunmehr 81 Prozent gestiegen.

Dienstleistungsunternehmen sind Vorreiter des digitalen Büros

Die Selbsteinschätzung der befragten Unternehmen zeigt auf, dass vor allem Unternehmen mit 500 oder mehr Mitarbeitern ihren Status quo als gut einschätzen. Darunter sind es vorrangig Dienstleister und Banken, die den Digitalisierungsfortschritt damit positiv bewerten. Die Frage nach den bereits digitalisierten Geschäftsprozessen verdeutlicht, welche Unternehmensbereiche vorrangig davon profitieren. Das papierlose Büro wird an erster Stelle in der Personalabteilung umgesetzt, gefolgt von der Fertigung, Projektabwicklung, Controlling, Logistik, Kundenservice und Vertrieb.

Unternehmen sind sich des Handlungsbedarfs bewusst

So wollen 4 von 10 Unternehmen noch dieses Jahr mehr in die Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen investieren als sie es im Jahr 2019 getan haben. Besonders großen Bedarf sieht inzwischen der Handel. Jedes zweite Unternehmen aus dieser Branche gibt an, nun mehr Geld für die Digitalisierung aufwenden zu wollen. Die Auswirkungen der Einführung digitaler Lösungen sind den Unternehmen branchenunabhängig deutlich geworden. 55 Prozent der befragten Unternehmen konnten folglich bestätigen, dass die Kundenzufriedenheit deutlich gewachsen ist. Zudem hat vor allem die Effektivität der internen Büro- und Verwaltungsprozesse deutlich zugenommen, während sich die Verwaltungskosten verringert haben.

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