Das digitale Büro löst im Mittelstand zunehmend die analogen Geschäftsprozesse ab. Haben die großen Unternehmen die Vorteile des digital office, wie Effizienzsteigerung und Kostenersparnis schon länger für sich erkannt, rückt der Mittelstand beim Einsatz von Enterprise Content Management Systemen immer mehr nach.

Das digitale Büro ist in den meisten großen Unternehmen bereits etabliert und erobert nun zunehmend den Mittelstand. Zu diesem Ergebnis kommt die Studie „Digital Office im Mittelstand 2019“ von Bitkom Research im Auftrag des Digitalverband Bitkom. Beinahe jedes zweite Unternehmen (47 Prozent) aus dem Mittelstand setzt demnach nicht mehr nur auf Papier, sondern organisiert und verwaltet seine Dokumente und Daten digital. Wesentliche Treiber sind hier neben offensichtlichen Effizienzgewinnen und Kostensenkungen vor allem auch neue Formen der Zusammenarbeit in Teams sowie die Digitalisierung kompletter Geschäftsabläufe.

Durch die fortschreitende Digitalisierung von Geschäftsprozessen entstehen in jedem Unternehmen zahlreiche digitale Inhalte. Während der Schwerpunkt dieser Inhalte ursprünglich im Bereich strukturierter Daten lag, hat die digitale Transformation in den letzten Jahren verstärkt auch den Bereich weniger strukturierter Dokumente erschlossen. Ein Dokument bezeichnet dabei sowohl das klassische digitalisierte Schriftstück, wie Rechnungen, Angebote und sonstige Korrespondenz, als auch alle Art von Mediendateien. Dieser Wandel hat ebenso eine Veränderung in dem Angebot entsprechender Dokumentenmanagement-Software, kurz DMS, zur Folge. Haben sich DMS-Systeme in der Vergangenheit noch auf die reine Verwaltung und Archivierung von Dokumenten spezialisiert, liegt der Fokus heute verstärkt auf der ganzheitlichen Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsaufgaben. In diesen Zusammenhang haben sich die sogenannten Enterprise Content Management-Systeme, kurz ECM, durchgesetzt. ECM-Lösungen unterstützen das digitale Dokumentenmanagement mit all seinen Facetten und schaffen so eine Grundlage für das digitale Büro.

Laut Bitkom ermöglichen ECM-Lösungen „die effektivere Handhabung von unstrukturierten Informationen in einem Unternehmen unabhängig vom Aufbewahrungsort derselben und unterstützen darüber hinaus die ordnungsgemäße Ablage und Archivierung von Daten aus anderen Business Anwendungen.“ Zu solchen Business Anwendungen zählen beispielsweise auch Mobile Business Apps für Vertrieb und Service.

Der Einsatz von Mobile Business Apps im Außendienst hat oftmals eine große Flut an digitalen Dokumenten zur Folge. Diese gilt es nach der Erfassung durch den Außendienst sinnvoll zu archivieren und zu verwalten. Das digitale Büro schafft hier Abhilfe. Schauen wir uns die digitalen Dokumente eines Außendienstes im Detail an, sind dies im Vertrieb beispielsweise Besuchsberichte, Angebote und Auftragsbestätigungen als PDF, Daten aus Flächenerfassungen oder Fotos zu Wettbewerbsbeobachtungen. Im Service hingegen sind es Explosionszeichnungen, Serviceberichte und Checklisten als PDF sowie Daten aus elektronischen Prüfungen. Lagen solche Dokumente und Daten in der Vergangenheit noch häufig in Papierform vor und wurden händisch in die differenzierten IT-Systeme übertragen, so sorgen Mobile Business Apps heute für eine durchgängig elektronische Erfassung und automatisierte Übertragung an das ECM-System zur Verwaltung und Archivierung. Die digitalen Dokumente stehen folglich abteilungs- und systemübergreifend in einem zentralen System zur Verfügung und können aus den differenzierten Systemen des gesamten Unternehmens heraus betrachtet werden.

Die Bitkom-Studienergebnisse belegen, dass sich eine Investitionen in das digitale Büro im Mittelstand lohnen. Der Erhebung zur Folge verzeichnen die Unternehmen, die bereits eine ECM-Software im Einsatz haben, einen großen Beitrag zur Effizienzsteigerung und Kostenersparnis. Zudem profitieren die Unternehmen von einer revisionssicheren Archivierung ihrer Dokumente, die zudem vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Die detaillierten Ergebnisse entnehmen Sie bitte direkt der Studie „Digital Office im Mittelstand 2019“ von Bitkom Research im Auftrag des Digitalbervand Bitkom.

Sollten Sie Fragen zu den Synergieeffekten des Zusammenspiels von Mobile Business Apps und Enterprise Content Management-Systemen haben, stehen wir Ihnen gerne beratend zur Seite. Schreiben Sie uns einfach eine Mail an vertrieb@gml.de oder kontaktieren Sie uns über unser Kontaktformular.

 

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