ERP-System inklusive CRM-Komponente

Metis ist eine modular aufgebaute, webbasierte Branchensoftware
METIS - ein ERP-System mit CRM-Komponente

METIS

Für Ihren Point of Sale-Service (PoS-Service) das ideale ERP-System!

Metis ist eine modular aufgebaute, webbasierte Branchensoftware für den Innen- und Aussendienst von Anbietern personalintensiver Dienstleistungen sowie Handelsagenturen. Als Anwendung auf dem Desktop-PC oder im Browser über das Internet ist Metis im Büro, von Zuhause oder auf Reisen jederzeit verfügbar. Die webbasierte Software ist aus den spezifischen Anforderungen Ihrer Branche entstanden und stammt aus der Praxis für die Praxis. Mit Metis bieten wir Ihnen eine bei mehreren Kunden bewährte Komplettlösung für Ihr gesamtes Unternehmen: ein ERP-System inkl. CRM-Komponenten und mobiler Anbindung.

Metis als ERP-System für Dienstleister und Handelsagenturen

Durch den modularen Aufbau und die ständige Weiterentwicklung unseres ERP-Systems können Anbieter personalintensiver Dienstleistungen sowie Handelsagenturen die anfallenden Aufgaben im Rahmen der Vertriebssteuerung und darüber hinaus effektiv bewältigen. Zudem kann zeitnah auf Veränderungen im Vertriebsmanagement reagiert werden. Ihre Kundenprojekte werden durch Einsätze und Aufträge effizient und optimal in Metis abgebildet und gesteuert. Im Rahmen der Projekte wird dabei die Zuordnung von Kunden, Märkten, Mitarbeitern und dem Firmenfuhrpark organisiert. Der Nutzen für Ihre Mitarbeiter im Vertriebsmanagement liegt dabei klar auf der Hand:

 

    • Deutlich weniger Bearbeitungs- und Planungsaufwand durch strukturierte und automatisierte Prozesse z. B. automatisierte Zuordnung von Aussendienstmitarbeitern zu Aufträgen.
    • Komplexität eines Kundenprojektes wird durch klare und strukturierte Vertriebssteuerung aufgebrochen.
    • Ablösung verschiedener, komplexer Listen und Tabellen durch ein System.
    • Optimierung des Reporting durch Systemvernetzung mit Ihren Kunden.
    • Schnellere und korrekte Abrechnung gegenüber Mitarbeitern und Kunden durch integriertes Abrechnungssystem nach Baukastenprinzip.
    • Erhebliche Senkung der Kommunikationskosten durch papierlose Informations- und Datenübermittlung.
ERP-System inklusive CRM-Komponente

Metis als webbasiertes Auftragsmanagementsystem

Mit unserer Branchensoftware lassen sich zeitlich befristete Projekte oder unbefristete Dauerprojekte Ihrer Kunden erzeugen, bearbeiten, einsehen und abrechnen. Ein Projekt wird dabei definiert durch die zu besuchenden Märkte sowie die einzusetzenden Aussendienstmitarbeiter (eigener Aussendienst und externe Vertriebspartner). Bsp.: Es soll in allen Musterbaumärkten, in einem Abstand von 14 Tagen regelmäßig eine Bestands- und Bedarfsabfrage durchgeführt werden. Im Rahmen eines einzelnen, abrechnungsrelevanten Kundenprojektes können mehrere vordefinierte Einsätze verwaltet und durchgeführt werden. Ein Einsatz wird dabei definiert durch ein Projekt, einen zu besuchenden Markt sowie den geplanten Zeitraum. Ein Einsatz kann hier mehrere Aussendienstmitarbeiter an mehreren Tagen beanspruchen, welche Aussendienstmitarbeiter an welchen Tagen genau für den jeweiligen Einsatz tätig werden, ist an dieser Stelle jedoch noch nicht festgelegt. Bsp.: Es soll in KW35 im Musterbaumarkt Ritterstraße 8, 48231 Warendorf eine Bestands- und Bedarfsabfrage durchgeführt werden. Durch konkrete Aufträge wird ein vordefinierter Einsatz schließlich umgesetzt. Ein Auftrag wird dabei definiert durch einen Besuch, eines Aussendienstmitarbeiters, in einem Markt, für ein Projekt, an einem Tag. In Einsätzen die von mehreren Aussendienstmitarbeitern und/oder an mehreren Tagen bearbeitet werden, werden jeweils einzelne Aufträge erzeugt. Bsp.: Es soll am 25.08.2014 um 14.00 Uhr im Musterbaumarkt Ritterstraße 8, 48231 Warendorf eine Bestands- und Bedarfsabfrage durch Herrn Meyer durchgeführt werden.

 

Vollkommenes Vertriebsmanagement durch 2Bmobil*Sales

Unsere Business App 2Bmobil*Sales, die für den Einsatz auf einem Smartphone oder Tablet PC optimiert wurde, ist selbstverständlich kompatibel mit unserem ERP-System für Anbieter personalintensiver Dienstleistungen sowie Handelsagenturen. Integrieren Sie durch den zusätzlichen Einsatz unserer Enterprise Mobility Lösung sowohl Ihren Aussendienst als auch externe Vertriebspartner in Ihre Unternehmens-IT und optimieren Sie so Ihren PoS-Service. Und so funktioniert es: Die in unserer Branchensoftware erzeugten Aufträge können automatisiert einem Aussendienstmitarbeiter oder externen Vertriebspartnern zugewiesen und an sein Smartphone oder Tablet PC übermittelt werden. Der Aussendienstmitarbeiter bzw. externe Vertriebspartner kann den Auftrag anschließend mit Hilfe der mobilen Business App 2Bmobil*Sales, auf seinem Gerät und somit direkt vor Ort bearbeiten. Nach der Bearbeitung wird der abgeschlossene Auftrag wieder an unser ERP-System zurückgemeldet und hier bis zur Abrechnung verwahrt. Auf diese Weise stehen Ihnen als Dienstleister, aber auch Ihren Kunden alle Informationen zum integrierten, individualisierten und flexiblen Reporting tagesaktuell zu Verfügung.

 

Alternative Benachrichtigungen über neue Aufträge aus dem ERP-System

Auf die Anbindung unserer Enterprise Mobility Lösung kann selbstverständlich auch verzichtet werden. In diesem Fall wird das ERP-System vollkommen autark eingesetzt. Die Aussendienstmitarbeiter und externen Vertriebspartner erfahren wahlweise per Brief, SMS, E-Mail oder Metis-mobil von den zu erledigenden Aufträgen. Die Dokumentation der Bearbeitung erfolgt dann nach den individuellen Unternehmensprozessen.

 

Stammdatenverwaltung und -administration im ERP-System

Ihre Mitarbeiter-, Markt-, Kunden-, Fuhrparkdaten etc. finden ihren Weg in unser ERP-System in der Regel über Importschnittstellen zu Excel-Dateien oder zu Ihren unternehmenseigenen CRM-, Warenwirtschafts- oder anderen Systemen. Die Administration dieser Daten, d. h. Neuanlagen und Änderungen, können anschließend direkt in der Branchensoftware oder weiterhin über die führenden Systeme erfolgen. Welche ERP-System-Benutzer die jeweiligen Daten einsehen, bearbeiten, hinzufügen oder löschen dürfen kann dabei über Rollen oder je Benutzer bis auf Feldebene genauestens definiert werden. Es existieren auch flexible Importschnittstellen für die Übermittlung der Liefermeldungen Ihrer Kunden, die anschließend automatisiert weiterverarbeitet werden. Über Excel-Tabellen werden die Liefermeldungen in das ERP-System eingespeist. Anschließend generiert Metis selbstständig und automatisiert Aufträge aus den einzelnen Liefermeldungen, die ebenfalls automatisch einem Aussendienstmitarbeiter bzw. externen Vertriebspartner zur Bearbeitung auf dem gewünschten Weg übermittelt werden. Nicht jeder Datensatz soll jedem Aussendienstmitarbeiter bzw. externen Vertriebspartner zur Verfügung stehen. Auch hier kann im ERP-System festgelegt werden, welche Daten den jeweiligen Anwendern auf den mobilen Geräten angezeigt werden sollen. So ist zum einen sichergestellt, dass nicht wahllos Daten im ERP-System eingesehen, aufgenommen, bearbeitet oder gelöscht werden und zum anderen ist es möglich über Vertretungsregelungen die Daten eines Anwenders, bei z. B. Krankheit, Urlaub oder sonstiger Abwesenheit, einem anderen Anwender über eine einfache Regeländerung zur Verfügung zu stellen.

 

Vertretungsregelungen in Ihrem Aussendienst

Ist einer Ihrer Aussendienstmitarbeiter bzw. externen Vertriebspartner bedingt durch Krankheit, Urlaub etc. abwesend, ist es selbstverständlich erforderlich, die zu bearbeitenden Aufträge nicht unberücksichtigt zu lassen. In einem gut organisierten und strukturierten Vertriebsmanagement gibt es daher für jeden Aussendienstmitarbeiter einen Vertreter. Diese Vertreter werden in der Regel durch das Vertriebsmanagement festgelegt und können in unserem ERP-System dem entsprechenden Anwender zugeordnet werden. Im Falle, von z. B. Krankheit, Urlaub oder sonstiger Abwesenheit, aktiviert das Vertriebsmanagement eine entsprechende Schaltfläche und die Vertretungsregelung greift. Alle Märkte und Aufträge des zu vertretenden Anwenders werden in diesem Fall auf das mobile Gerät des Vertreters überspielt und stehen diesem in unserer Enterprise Mobility Lösung 2Bmobil*Sales zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung. Alternativ erfolgt die Übermittlung der Aufträge über die von Ihnen gewünschten Benachrichtigungswege wahlweise per Brief, SMS, E-Mail oder Metis-mobil. Vertretungsregelungen können dabei einfach oder komplex hinterlegt werden d. h. dass pro Markt oder Projekt ein bestimmter Anwender vorgesehen ist, wobei dies wiederum von Markt zu Markt bzw. von Projekt zu Projekt unterschiedlich sein kann.

 

Geräte-, Mitarbeiter- und Fuhrparkverwaltung im ERP-System

Ihre Aussendienstmitarbeiter, Ihre externen Vertriebspartner, Ihre Fuhrparkfahrzeuge und die eingesetzten mobilen Geräte zur Abbildung und Verwendung unserer Enterprise Mobility Lösung 2Bmobil*Sales werden direkt in unserem ERP-System angelegt und auch hier verwaltet. Sowohl die Fahrzeuge als auch die mobilen Geräte können dabei einem Aussendienstmitarbeiter fest zugewiesen werden oder für die Benutzung durch mehrerer Anwender vorgesehen sein.

 

Automatisches Generieren wiederkehrender Aufträge im ERP-System

Eine der Besonderheiten unseres ERP-Systems Metis besteht darin, dass regelmäßig wiederkehrende Aufträge automatisiert angelegt und gesteuert werden. Integriert ist dabei auch die Vertreterregelung, sodass bei Nichtverfügbarkeit eines Anwenders automatisch auf einen anderen Anwender zurückgegriffen wird und nicht manuell durch das Vertriebsmanagement eingegriffen werden muss. Folglich ist auch die Einrichtung eines zeitlich unbefristeten Dauerprojektes möglich.

 

Tages- und Aktionsinformationen für Ihren Aussendienst

Über unsere Branchensoftware erfolgt die Eingabe, Änderung und Terminierung von tagesaktuellen Informationen zu Märkten, Aufträgen und Aktionen. Diese Informationen stellen einen direkten und verbindlichen Kommunikationsweg zwischen Innen- und Aussendienst dar. Mitteilungen und Informationen können so einfach an Ihren Aussendienst bzw. Ihre externen Vertriebspartner kommuniziert werden. Es lassen sich Tages- und Aktionsinformationen voneinander unterscheiden. Tagesinformationen sind stets tagesaktuell und werden dem Aussendienst in der Business App direkt bei Tagesanmeldung angezeigt. Zur späteren Erinnerung kann der Aussendienstmitarbeiter sich die Tagesinformation selbstverständlich nochmals anzeigen lassen. Tagesinformationen dienen beispielsweise der Erinnerung oder der Bekanntgabe eines Ereignisses. Ein Zeitraum, in dem die Information angezeigt werden soll, kann definiert werden. Nach Ablauf des Informationszeitraums oder nach Bestätigung der Tagesinformationen durch den Aussendienstmitarbeiter werden die Tagesinformationen bei der nächsten Synchronisation wieder aus der Enterprise Mobility Lösung und damit von dem mobilen Gerät entfernt und an das ERP-System Metis zurück gemeldet. Alternativ erfolgt die Übermittlung der Tagesinformationen über die von Ihnen gewünschten Benachrichtigungswege wahlweise per Brief, SMS, E-Mail oder Metis-mobil. Aktionsinformationen hingegeben werden dem Aussendienst in der Business App bei Anmeldung eines Marktes angezeigt. Zur späteren Erinnerung kann der Aussendienstmitarbeiter sich auch die Aktionsinformation selbstverständlich nochmals anzeigen lassen. Aktionsinformationen dienen beispielsweise der Bekanntmachung, dass eine bestimmte Aktion beim ausgewählten Markt bzw. einer Markthierarchie durchzuführen ist. Ein Zeitraum, in dem die Information angezeigt werden soll, kann definiert werden. Die Aktionsinformationen sind häufig mit entsprechenden Aufgaben gekoppelt, die durch den Aussendienst zu erledigen und innerhalb der Business App abzuarbeiten sind. Diese Aufgaben können dabei als Pflicht- oder Kann-Aufgaben definiert werden. Erst nach Bearbeitung der Pflicht-Aufgaben und Bestätigung durch den Aussendienstmitarbeiter werden die Aktionsinformationen bei der nächsten Synchronisation wieder aus der Enterprise Mobility Lösung und damit von dem mobilen Gerät entfernt und an das ERP-System Metis zurück gemeldet. Alternativ erfolgt die Übermittlung der Aktionsinformationen über die von Ihnen gewünschten Benachrichtigungswege wahlweise per Brief, SMS, E-Mail oder Metis-mobil. Die Abarbeitung und Dokumentation der entsprechenden Aufgaben erfolgt in diesem Fall wie bisher bspw. per Papier und wird später durch den Aussendienstmitarbeiter bzw. Ihre externen Vertriebspartner über einen eigenen Zugang in das ERP-System übertragen.

 

Besuchsberichtserstellung und -verwaltung in der Branchensoftware

In unserem ERP-System Metis können Besuchsberichte erstellt, verwaltet und Märkten, Markthierarchien oder Mitarbeiterhierarchien zugeordnet werden. Grundsätzlich dienen Besuchsberichte der Sammlung relevanter Daten für Ihr Vertriebsmanagement und/oder Ihre Kunden, die durch den Aussendienstmitarbeiter bzw. externen Vertriebspartner zu erfassen sind. Aufgabenstellungen die Teil eines Besuchsberichtes sein können sind beispielweise „Zweitplatzierung ansprechen“, „Foto von Wettbewerber XY aufnehmen“, „Welche Tätigkeiten wurden durchgeführt?“, „Ist Fremdware im Regal vorhanden?“ etc. Die Aufgaben- bzw. Fragestellungen können dabei als Pflicht- oder Kann-Aufgaben definiert werden und mit Hilfe von Checkboxen inkl. vordefinierter Antwortmöglichkeiten, „Ja-Nein-Auswahlen“ oder als offene Fragestellung inkl. Leerboxen beantwortet und auswertbar gemacht werden. Erst nach Bearbeitung der Pflicht-Aufgaben und Bestätigung durch den Aussendienstmitarbeiter wird der ausgefüllte Besuchsbericht bei der nächsten Synchronisation wieder aus der Enterprise Mobility Lösung und damit von dem mobilen Gerät entfernt und an das ERP-System Metis zurück gemeldet. Die zurückgemeldeten Inhalte können anschließend in unserer Branchensoftware ausgewertet werden. Es lassen sich der standardisierte und der dynamische Besuchsbericht voneinander unterscheiden. Der standardisierte Besuchsbericht weist die gleichen detaillierten Aufgabenstellungen für alle Marktbesuche auf. Dabei findet keine Unterscheidung nach Märkten, Markthierarchien oder Mitarbeiterhierarchien statt. Ihr Innendienst bzw. Ihre Kunden stellen die entsprechenden Aufgabenstellungen zum standardisierten Besuchsbericht in der Branchensoftware zusammen und weisen diese den Aussendienstmitarbeitern bzw. externen Vertriebspartnern zu. Diesen steht der Besuchsbericht anschließend bei allen Marktbesuchen in der Business App zur Verfügung und kann direkt auf dem mobilen Gerät ausgefüllt werden. Der dynamische Besuchsbericht hingegen weist unterschiedliche detaillierte Aufgabenstellungen auf. Ihr Innendienst bzw. Ihre Kunden stellt die entsprechenden Aufgabenstellungen der dynamischen Besuchsberichte auf Basis des Marktes, der Markthierarchie oder der Mitarbeiterhierarchie zusammen und weist diese den entsprechenden Gruppen zu. Diesen steht je nach Markt dann der entsprechende dynamische Besuchsbericht in der Business App zur Verfügung und kann direkt auf dem mobilen Gerät bearbeitet werden. Der dynamische Besuchsbericht ermöglicht es, z. B. aktuelle Umräumaktionen zum einen bekannt zu geben und zum anderen auszuwerten. Durch gezielte Fragestellungen lassen sich so auch ad hoc-Abfragen im Feld ermöglichen. Alternativ erfolgt die Übermittlung der Besuchsberichte auch hier über die von Ihnen gewünschten Benachrichtigungswege wahlweise per Brief, SMS, E-Mail oder Metis-mobil. Die Abarbeitung und Dokumentation der entsprechenden Aufgaben erfolgt in diesem Fall wie bisher bspw. per Papier und wird später durch den Aussendienstmitarbeiter bzw. Ihre externen Vertriebspartner über einen eigenen Zugang in das ERP-System übertragen.

 

Volldynamisches Reporting im Rahmen der Branchensoftware

Ein Highlight unserer Branchensoftware ist das individuelle und flexible Reportingmodul. Alle durch die Aussendienstmitarbeiter bzw. externen Vertriebspartner erfassten und an das ERP-System zurückgemeldeten Daten können, über Reports in der Branchensoftware, ausgewertet und dargestellt werden. Im Rahmen des Reporting besteht die Möglichkeit der Auswertung nicht nur für Ihr eigenes Vertriebsmanagement. Auch Ihren Kunden können sie den Zugang zu unserer Branchensoftware gewähren, sodass diese sich ihr individuelles Reporting persönlich zusammenstellen können. Der Anwender im ERP-System klickt sich die gewünschten Informationen für das Reporting einfach zusammen, z. B. kann eine Auswertung erfolgen, welche Märkte durch einen Mitarbeiter besucht wurden, welche Zeiten der Mitarbeiter im Rahmen der Bearbeitung erfasst hat und welche Tätigkeiten durchgeführt wurden. Der Bandbreite der Möglichkeiten ist hier keine Grenze gesetzt.

 

Abrechnung nach Baukastenprinzip

Die Abrechnung von Projekten, Einsätzen und Aufträgen gegenüber Ihren Mitarbeitern, externen Vertriebspartnern und Kunden erfolgt in Metis nach dem Baukastenprinzip. Ihr Innendienst legt nach individuellem Bedarf Abrechnungsbausteine an, wie z. B. Besuchspauschalen, Auslagen, Dispokosten etc. Ist ein Projekt, Einsatz oder Auftrag schließlich gegenüber Ihren Mitarbeitern, externen Vertriebspartnern oder Kunden abrechenbar, kann der Innendienst mit wenigen Klicks eine entsprechende Rechnung zusammenstellen. So lassen sich auch individuelle und komplexe Abrechnungen schnell und einfach abbilden. Ihr Innendienst spart dadurch enorm viel Zeit bei der Erstellung von Abrechnungen.

 

Metis-mobil zur mobilen Abbildung der ERP-System-Prozesse

Alternativ zu den Benachrichtigungswegen per Brief, SMS, E-Mail oder 2Bmobil*Sales hat GML eine mobile Anwendung entwickelt, mit Hilfe derer Ihre Aussendienstmitarbeiter, externen Vertriebspartner, Freelancer, studentische Aushilfskräfte oder Zeitarbeiter einfach in die Unternehmens-IT integriert werden können. Die Lösung Metis-mobil steht den genannten Gruppen für Smartphone und/oder Tablet PC zur Verfügung. Bei Metis-mobil handelt es sich um eine schlanke Version unserer Business App 2Bmobil*Sales, in der alle Metis-Prozesse mobil abgebildet werden können. Die Nutzer der mobilen App werden so über in Metis eingestellte Aufträge, Tages- und Aktionsinformationen sowie Besuchsberichte informiert. Die Bearbeitung der Aufträge, Aktionsinformationen und Besuchsberichte erfolgt direkt und papierlos auf den Smartphones und Tablet PC‘s. Die erfassten Daten und Informationen werden anschließend via Synchronisation mit dem Server zurück an unser ERP-System Metis gesendet und stehen dem Innendienst hier zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung. Durch diese alternative mobile Lösung wird das papierlose Arbeiten ermöglicht, zudem müssen externe Vertriebspartner, Freelancer, studentische Aushilfskräfte oder Zeitarbeiter nicht durch Sie mit mobilen Geräten ausgestattet werden, sondern können einfach ihre privaten Mobilgeräte nutzen.

 

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